Las empresas que aún realizan el registro de entrada y salida de personal en papel, se han quedado obsoletas. En muchos puntos de acceso de diferentes organizaciones aún podemos encontrar hojas impresas de Excel, libros de registro de visitas o incluso, libretas.
Más allá de ser una manera poco eficiente de llevar un registro de accesos, es un área de oportunidad para muchas organizaciones. Pues el hecho de automatizar el registro de entradas y salidas mediante un software, abre la posibilidad de optimizar la productividad, incrementar la seguridad y cumplir con diferentes normativas laborales.
Es por eso que decidimos realizar este artículo, en el cual realizamos la búsqueda por ti y te presentamos el que creemos es una de los mejores programas para registro de entrada y salida de personal en el mercado Latinoamericano.
Soter: sistema para registro de entradas y salidas
De acuerdo. Queremos saltarnos toda la información extra de este artículo e ir directamente “al grano”.
En el mercado Latinoamericano existen muchas opciones para el registro de entradas y salidas, desde el software especializado en gestión de seguridad y control de accesos hasta sistemas integrados de Recursos Humanos. Sus diferencias radican en que cada uno cuenta con herramientas únicas para nichos de mercado.
El programa para registro de entradas y salidas que es una de las mejores opciones en el mercado es Soter. Su suite de herramientas es extensa pues cuenta con herramientas como:
- Creación de pases de entrada
- Gestión de turnos para guardias de seguridad
- Bitácoras
- Control de accesos / visitas
- Gestión de artículos perdidos o concesionados
- Control de incidencias
- Notas
- Rondines de vigilancia
A razón de sus diferentes módulos, las empresas que utilizan Soter automatizan diferentes procesos como la gestión de contratistas, el control de rondines de vigilancia o el registro y control de visitantes.
Sin embargo, regresemos al propósito del artículo: enseñarte un programa que te facilitará el control y monitor de las entradas y salidas de visitas, proporcionando un registro detallado de cada movimiento a través de una bitácora.
Cómo funciona Soter para el registro de entradas y salidas
A continuación conoceremos cómo realizar el registro de entradas y salidas en tu empresa de manera automática con Soter, así como visualizar toda la información capturada en el módulo de Bitácoras.
1.- En el módulo de Accesos de Soter, podremos registrar las entradas a nuestra empresa de dos maneras: “Escanear pase” o “+ Nueva visita”
a) Escanear pase: Si el visitante que desea acceder a tus instalaciones cuenta con un pase de entrada con código QR, puedes escanearlo con la cámara de un smartphone o un escáner. Este escenario generalmente sucede cuando el visitante se ha registrado previamente a través de un formulario digital que al finalizar, le genera un pase de entrada con código QR.
Este escenario generalmente sucede cuando el visitante se ha registrado previamente a través de un formulario digital que al finalizar, le genera un pase de entrada con código QR.
b) Registra al visitante que desea acceder a tus instalaciones a través de un formulario digital en el que podrás capturar datos como su nombre, fotografía de su identificación, empresa, área o persona a la que visita, tipo de visita, entre otros.
Importante: Soter te permite personalizar el formulario para registro de entradas, editando los campos que necesites capturar e incluso, adjuntar fotografías.
Después de llenar todos los campos del formulario, podremos enviarlo para realizar el registro del visitante.
2.- Cuando se realiza el registro del visitante, a continuación aparecerá una pantalla con todos los detalles relacionados con el visitante. Es en esta pantalla en donde realizaremos el registro de entrada haciendo clic en el botón “Registrar ingreso”.
- Comentarios o instrucciones
- Certificaciones o permisos con los que cuente el visitante
- El historial de acceso
- Las áreas a las que tiene permitido el acceso
- Los equipos o vehículos que tiene permitido ingresar
3.- Después de realizar el registro de la entrada, podremos visualizar este registro y todos los demás que se hayan registrado en el módulo de Bitácoras.
Como puedes ver en la imagen anterior, en el módulo de Bitácoras de Soter puedes gestionar fácilmente las entradas y salidas de toda tu organización.
Incluso, supongamos que tu organización tiene diferentes ubicaciones en toda la República Mexicana, con Soter podrás utilizar los filtros para gestionar la bitácora de acceso de cada ubicación.
Importante: Si una sola ubicación de tu empresa cuenta con múltiples puntos de acceso, podrás filtrar aún más para consultar la bitácora de acceso de cada punto específico.
4.- Finalmente, cuando el visitante esté en el punto de acceso para retirarse, podremos realizar el registro de salida haciendo clic en el botón correspondiente en el mismo módulo de Bitácora.
¡Listo! En sólo cuatro pasos has aprendido a realizar el registro de entradas y salidas de personal de manera digital.
Comienza a utilizar Soter haciendo clic aquí para solicitar más información o agenda una demostración para conocer más a fondo la plataforma.
Conclusión
Como pudiste ver, implementar un programa para el registro de entradas y salidas de personal en tu empresa es más sencillo de lo que te puedes imaginar.
Adoptar este pequeño cambio hacia la digitalización es mucho más que una cuestión de actualización, si no que es un cambio necesario para obtener más rapidez, agilidad, pero sobre todo, seguridad en el control de acceso.
Si deseas obtener una cuenta gratuita de Soter, solicítala aquí o contáctanos a ventas@soter.mx para resolver todas tus dudas sobre nuestra plataforma.
