Todas las empresas corren el riesgo de no controlar efectivamente el acceso a sus instalaciones y como consecuencia, disminuyen su seguridad.
En esta guía, te explicaremos cómo la automatización del registro y control de visitantes en una empresa puede ayudarte a incrementar la seguridad, agilizar el acceso a tus instalaciones, controlar en tiempo real cada visita y modernizar tu bitácora de accesos.
¿Qué es el registro y control de visitantes en una empresa?
El registro y control de visitantes en una empresa es el proceso mediante el cual una empresa documenta, supervisa y gestiona el ingreso y salida de personas externas a sus instalaciones, como contratistas, clientes, técnicos, consultores o cualquier visitante ocasional.
Este procedimiento tiene como objetivo principal garantizar la Seguridad Patrimonial y operativa, asegurando que toda persona ajena a la empresa esté debidamente identificada, autorizada y su presencia sea totalmente trazable en caso de incidentes, auditorías o investigaciones posteriores.
Dependiendo del nivel de digitalización de la empresa, este proceso puede realizarse de manera manual (mediante un libro de registro de visitas) o automatizada (a través de un software para control de visitas) permitiendo mayor control, eficiencia y cumplimiento normativo.
En la imagen anterior podemos ver el software para automatizar el registro y control de visitantes de Soter que cuenta con diferentes herramientas avanzadas para automatizar los accesos y salidas de terceros en diferentes entornos laborales como empresas, edificios, fábricas, corporativos, entre otros; que reciben grandes cantidades de visitantes al día.
¿Por qué el registro y control de visitantes es importante en tu empresa?
El registro de quién entra y sale de tus instalaciones no es solo un trámite administrativo: es un proceso clave para proteger tu empresa, cumplir con regulaciones y normativas, y brindar una experiencia profesional a visitantes, clientes y contratistas o proveedores.
He aquí algunas razones por las que el registro y control de visitantes es crucial para tu empresa:
Mayor protección para tu equipo y activos
¿Quién está dentro de tu empresa en este momento? Si no tienes una respuesta clara, hay un problema.
Cuando una organización no lleva un registro y control preciso de sus visitantes, corre el riesgo de que cualquier persona acceda sin supervisión a zonas restringidas, áreas de producción o espacios con información sensible.
Esto representa un riesgo directo para:
- La seguridad del personal
- La confidencialidad de los datos y procesos internos
- Y los activos materiales de la empresa
Son pocas las empresas que han decidido digitalizar su registro de visitas. Muchas de ellas (incluso las grandes) continúan haciéndolo en papel por medio de un libro, sin embargo este método es lento, poco fiable y vulnerable a errores y manipulaciones.
Cumplimiento de normativas laborales y de seguridad
No se trata solo de proteger tu empresa, también de cumplir con la ley.
En muchas industrias, las normativas laborales, de seguridad industrial o seguridad patrimonial requieren mantener un registro detallado de cada persona que accede a tus instalaciones: desde contratistas y proveedores, hasta personal técnico externo o visitantes ocasionales.
Cuando no se realiza un registro de visitantes adecuado, te enfrentas a retos como:
- Nula trazabilidad: No saber quién ingresó, a qué hora, con qué propósito ni si contaba con permisos válidos.
- Complicaciones legales: En caso de un accidente laboral o una auditoría, no contar con esta información puede resultar en multas, sanciones o incluso la suspensión temporal de operaciones.
- Dificultad para auditar procesos internos: Sin historial, sin evidencia. La ausencia de datos compromete la transparencia y el cumplimiento.
Para realizar el registro y control de visitantes de manera digital y automática hazlo con el software para control de visitas de Soter que genera una bitácora de accesos digital a la que pueden acceder cualquiera de los encargados de seguridad desde sus dispositivos móviles.
Mejora la imagen corporativa desde el primer contacto
La recepción de visitantes es, muchas veces, la primera impresión de tu empresa.
Un proceso de registro lento o confuso transmite desorganización y poca seriedad.
Por el contrario, un sistema ágil y digital genera confianza, orden y profesionalismo. Además, puedes personalizar la experiencia con check-in automático, notificaciones y credenciales temporales.
Cuidar cada detalle de la experiencia del visitante es parte de tu reputación como empresa.
Cómo automatizar el registro y control de visitantes
La buena noticia es que digitalizar y automatizar este proceso ya no es exclusivo de grandes corporativos. Hoy en día, cualquier empresa puede implementar una solución profesional para gestionar accesos de manera eficiente, segura y conforme a la normativa.
Aquí te compartimos los pasos clave para lograrlo:
1.- Evalúa tu proceso actual de control de visitantes
Antes de automatizar, identifica cómo funciona tu sistema actual:
- ¿Utilizas un libro de registro de visitas físico?
- ¿Quiénes son los responsables de registrar los accesos?
- ¿Cuentas con múltiples lugares de trabajo?
- ¿Qué tan rápido puedes acceder al historial de visitas?
Esta evaluación te dará claridad sobre tus necesidades y te preparará para hacer una transición más efectiva.
2.- Define los requisitos específicos de tu empresa
Cada empresa tiene necesidades diferentes según su industria, tamaño y flujo de visitas. Pregúntate:
- ¿Necesitas validar documentos como un DC-3, SUA, IMSS, certificados o Permisos de Trabajo?
- ¿Tus visitas deben firmar acuerdos de confidencialidad o políticas internas?
- ¿Requieres alertas automáticas para el personal de seguridad o recepción?
- ¿Necesitas segmentar accesos por zonas, turnos o tipos de visitantes?
Entre más claro tengas lo que necesitas, más fácil será elegir la herramienta necesaria.
3.- Elige un software especializado para el control de visitas
Opta por una solución que no solo registre visitas, sino que automatice tareas clave, gestione documentos y se integre a tu operación diaria:
- Formularios de pre-registro para agilizar el check-in
- Validación de documentos, certificados o permisos
- Generación de pases de acceso con código QR
- Alertas en tiempo real al personal de seguridad
- Registro fotográfico en cada acceso
- Bitácoras digitales de entradas y salidas
- Dashboard para consultar los KPIs y métricas de seguridad
Un software como Soter centraliza todo esto en una misma plataforma disponible para computadoras de escritorio o dispositivos móviles, permitiéndote tener el control de todos tus centros de trabajo desde cualquier dispositivo.
4. Capacita a tu equipo y realiza pruebas piloto
No basta con implementar la tecnología: es necesario que los responsables del control de accesos sepan cómo utilizarla correctamente.
- Realiza sesiones de capacitación con regularidad
- Prueba el software de control de visitas una o dos semanas con un grupo reducido
- Ajusta tus procesos (en caso de ser necesario) antes del lanzamiento oficial
Recuerda: ¡una buena implementación depende tanto del software como del factor humano!
5. Monitorea y optimiza continuamente
Una vez que esté automatizado el proceso de registro y control de visitas, es necesario monitorear su efectividad:
- ¿Se redujo el tiempo de espera de los visitantes?
- ¿Tu personal de seguridad tiene acceso más rápido a la información?
- ¿Pueden generar reportes de auditoría rápidamente?
A partir de los datos recopilados, puedes ajustar flujos, permisos o notificaciones para lograr un sistema de seguridad cada vez más sólido.
Conclusión
Para empezar a automatizar todo el proceso de control de visitantes en tu empresa necesitas un software como Soter, una plataforma diseñada para cualquier entorno laboral que reciba grandes cantidades de visitantes o contratistas.
Soter está hecho para empresas, edificios, construcciones, fábricas, corporativos, manufacturas, entre otros.
Su módulo de Seguridad Patrimonial cuenta con las herramientas exactas para automatizar el control de visitas. Algunas de sus funciones son las siguientes:
- Creación de pases de acceso con código QR
- Creación de formularios digitales para agendar visitas
- Notificaciones de seguridad ante eventos como el ingreso no autorizado
- Generación de reportes de seguridad
- Bitácoras digitales con el historial de accesos y salidas
- Acceso a la plataforma desde múltiples dispositivos
- Acceso para los guardias de seguridad en casetas o puntos de acceso
Obtén más información de Soter haciendo clic aquí o agenda una demostración en una videollamada de 40 minutos con uno de nuestros asesores comerciales. ¡Estaremos encantados de ayudarte a automatizar el control de tus visitantes!
