En Latinoamérica muchas empresas dependen de contratistas externos para llevar a cabo actividades especializadas o trabajos de alto riesgo. Desde las labores de mantenimiento hasta servicios en espacios confinados o instalaciones eléctricas, los contratistas son una parte esencial dentro de los procesos operativos de una empresa. 

Por ejemplo, en la industria alimentaria es común que se contraten técnicos externos para la limpieza de biodigestores o el tratamiento de aguas en granjas y plantas procesadoras.

Los contratistas no pertenecen directamente a la empresa, pero acceden a sus instalaciones y trabajan en sus procesos de forma regular. Esa es la razón por la cual representan un punto crítico de atención en temas de seguridad, cumplimiento normativo y prevención de riesgos. 

A partir de la razón anterior, llegamos a la conclusión de por qué el control de contratistas es un tema de suma importancia en toda empresa que tenga a personal externo especializado trabajando dentro de sus instalaciones.

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¿Qué es el control de contratistas?

El control de contratistas es el conjunto de procesos implementados por una empresa para gestionar de forma segura, eficiente y conforme a la normativa al personal externo que presta servicios en sus instalaciones. 

El control de contratistas puede ser: 

• La verificación de documentos, credenciales o certificados que avalen su identidad, formación y vigencia. 
• El control de acceso de contratistas (registro de entrada y salida).
• La validación del cumplimiento de normas de seguridad y requisitos legales.
• La inspección de su equipo de trabajo o de protección personal antes de iniciar tareas de riesgo.

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¿Por qué es importante el control de contratistas?

El control de contratistas es una práctica clave para cualquier empresa que trabaje con personal externo. Su correcta implementación permite minimizar riesgos laborales, asegurar el cumplimiento normativo y garantizar la calidad en la ejecución de los trabajos. 

Esto cobra aún más relevancia en los sectores donde las actividades implican un alto nivel de riesgo, como la industria energética, alimentaria, manufacturera o de la construcción. En esas industrias, un accidente no solo pone en peligro al contratista, si no que también puede acarrear consecuencias legales, operativas y reputacionales para la empresa contratante. 

De hecho, cada vez más empresas en Latinoamérica están optando por digitalizar la gestión de sus contratistas para tener mayor control, seguridad y eficiencia en sus procesos. En este camino, plataformas de Seguridad Industrial como Soter se han convertido en aliados estratégicos, permitiendo a las organizaciones, automatizar el control de acceso, validar documentación y asegurar el cumplimiento de normas desde un solo lugar.

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1.- Incrementa la seguridad laboral

Los contratistas suelen realizar tareas que implican riesgos: mantenimiento de maquinaria pesada, trabajos en altura, uso de químicos peligrosos, trabajo en espacios confinados, etc. Si no están capacitados o no cuentan con el equipo de protección adecuado, no sólo se ponen en riesgo ellos mismos, sino también a los trabajadores internos y a toda la operación.

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El control de contratistas permite validar que cada persona cumpla con los requisitos de seguridad antes de ingresar a las instalaciones de una empresa. De esta manera no solo se prevén accidentes, si no también se cumplen los reglamentos de seguridad tanto interno como lo exigido por instituciones externas como la STPS (en el caso de México)

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2.- Garantiza el cumplimiento normativo

Continuando con el ejemplo, en México existen diversas normas oficiales como la NOM-030-STPS-2009 o la NOM-017-STPS-2008 las cuales establecen las funciones y actividades que deberán realizar los servicios preventivos para prevenir accidentes y enfermedades. Además, de establecer los requisitos mínimos de equipo de protección de personal para los trabajadores.

El control de contratistas a través de sus distintos procesos, permite que este tipo de normas oficiales se cumplan, evitando que la empresa reciba multas, sanciones o pérdida de certificaciones.

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3.- Minimiza los riesgos operativos

Cuando un contratista no está debidamente identificado, tiene documentos vencidos o no cuenta con la autorización para realizar trabajos de alto riesgo, puede generar retrasos, errores operativos o incluso incidentes críticos dentro de la empresa. En caso de un accidente, también puede afectar negativamente la imagen de la organización ante clientes, autoridades o la comunidad.

El control de contratistas no solo protege a las personas, sino que también salvaguarda la continuidad del negocio. Ayuda a reducir riesgos en la operación al asegurar que solo personal capacitado, con documentos en regla y el equipo adecuado, ingrese a las instalaciones. De esta forma se previenen accidentes, se evitan interrupciones y se garantiza que las tareas se realicen bajo estándares de seguridad y normatividad.

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Gestiona contratistas con Soter

Para minimizar los riesgos operativos en tu empresa, Soter te ofrece una plataforma de Seguridad Industrial que permite gestionar contratistas digitalmente: desde antes de que accedan a tus instalaciones hasta el cumplimiento de sus actividades.

Soter también automatiza el registro y control de visitantes (como contratistas) y te ayuda a organizar toda la operación relacionada con ellos en un solo lugar.

Es una plataforma digital disponible en dispositivos móviles y computadoras, con funcionalidades clave como:

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• Gestión documental de contratistas: Soter te permite centralizar y almacenar en la nube todos los documentos de tus contratistas, manteniéndolos accesibles y actualizados. Puedes crear expedientes digitales con archivos como: identificaciones oficiales, certificados de capacitación, IMSS o SUA (en el caso de México), Permisos de Trabajo, entre otros.
  
  
• Gestión de órdenes de servicio: Con Soter también puedes crear y gestionar órdenes de servicio digitales, asignarlas al personal, controlar su ejecución y generar reportes automáticamente una vez finalizada la tarea.
  
  
•  Automatización de la gestión de contratistas: A través de un flujo digital detallado, Soter automatiza la gestión de contratistas, ahorrando tiempo y aumentando el control operativo:
  
  
  
  • Carga del contrato: El contratista inicia el proceso cargando su contrato de servicio en la plataforma de Soter.
    
    
  • Documentación general del personal: Una vez validado el contrato, el contratista sube los documentos generales de su equipo. La empresa puede definir qué archivos serán obligatorios según el tipo de trabajo a realizar.
    
    
  • Validación de documentos y certificaciones: Si el contratista va a realizar tareas especializadas (por ejemplo, trabajo en espacios confinados), deberá subir los permisos y certificaciones correspondientes.
    
    
  • Generación del pase QR: Tras validar la documentación, Soter genera automáticamente un pase de acceso con código QR para controlar la entrada y salida del contratista.
    
    
  • Evidencia de actividades y cumplimiento: Ya dentro de la planta o instalación, el contratista puede usar Soter para registrar avances, cargar evidencia de las tareas y completar formatos como los Permisos de Trabajo Diario.

Como puedes ver, Soter optimiza y digitaliza todo el ciclo de vida del contratista: desde la gestión documental hasta el acceso, ejecución y cierre del servicio. ¿Te interesa conocer más de Soter? Solicita más información aquí‍Obtén más información: Conoce más de las funcionalidades de Soter aquí

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4.- Optimiza la coordinación interna

Cuando una empresa no cuenta con un sistema adecuado para gestionar contratistas, el proceso de ingreso, validación y autorización puede convertirse en un cuello de botella. Esto consume tiempo, genera fricciones entre áreas y retrasa tareas críticas.

Al digitalizar la gestión de contratistas con un software especializado, es posible agilizar el flujo de información entre departamentos como Seguridad, Mantenimiento, Recursos Humanos o Medio Ambiente. Además, se automatizan procesos clave como el check-in, la validación documental, el control de accesos y la gestión de órdenes de servicio, mejorando la coordinación y reduciendo los errores operativos.

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Conclusión

El control de contratistas ya no es solo una cuestión operativa, sino una necesidad estratégica para proteger a las personas, cumplir con la normativa y mantener la continuidad del negocio.

Contar con procesos claros y herramientas tecnológicas como Soter, te permitirá anticiparte a los riesgos, fortalecer tu sistema de prevención y tener visibilidad total sobre el trabajo que realizan los contratistas en tus instalaciones.

Hoy más que nunca, la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento deben ser un estándar, no una excepción.