Cuando una organización comienza a trabajar con contratistas o proveedores externos, la gestión documental no es opcional: es una obligación crítica. Este proceso no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también protege a la empresa ante riesgos legales, operativos y de seguridad.

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Qué es la gestión documental de contratistas

La gestión documental de contratistas es el proceso sistemático de solicitar, revisar, validar y almacenar documentos clave de cada contratista que ingresará a las instalaciones o realizará trabajos dentro de la organización.

Por ejemplo, en México algunos de estos documentos incluyen:

• Identificación oficial del INE
• Constancia de situación fiscal emitida por el SAT
• Póliza de seguro
• Evaluación médica
• Constancia de Habilidades Laborales (DC-3) supervisado por la STPS
• Permiso de Trabajo
• Manual de procedimientos

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Este proceso permite confirmar que el contratista cumple con los requisitos legales, de seguridad industrial y de normativas internas antes de autorizar su ingreso.

Por qué es importante la gestión documental de contratistas

Una gestión documental deficiente puede derivar en consecuencias graves para una organización:

Multas o sanciones

En México, instituciones como la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT) regulan los requisitos para contratistas. Si un contratista sufre un accidente y no cuenta con los documentos requeridos o si estos no se encuentran en regla, la empresa contratante puede ser sancionada conforme a:

• La Ley Federal del Trabajo (artículos 132 en XVII y  XXIV)
• El Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo
• La NOM-030-STPS-2009

Las sanciones por incumplimiento pueden superar los $500,000.00 MXN por incidente, y en casos graves, incluso llevar al cierre temporal de operaciones. (Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, Artículo 120, fracción II).

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Riesgos laborales o accidentes

Uno de los principales motivos por los que la gestión documental de contratistas es crítica, es la prevención de accidentes laborales.

Cuando una empresa permite el ingreso de contratistas sin antes validar documentos clave, exámenes médicos de aptitud o certificados de capacitación, está asumiendo una responsabilidad directa sobre los riesgos que puedan suceder.

Por ejemplo:

• Si un contratista realiza una instalación eléctrica sin el equipo de protección personal (EPP) y sufre una descarga eléctrica, la empresa que lo contrató puede ser considerada corresponsable del accidente, conforme lo estipulado en la Ley Federal del Trabajo (Art. 132) y la NOM-017-STPS-2008 sobre equipos de protección personal.
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• En caso de inspección o investigación tras un accidente, la ausencia de documentos válidos o vigentes puede agravar la sanción, ya que se comprueba que el empleador no tomó las medidas preventivas adecuadas.

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Más allá del impacto legal, el accidente de un contratista puede tener consecuencias reputacionales u operativas:

• Suspensión de actividades
• Revisión de permisos por parte de Protección Civil o STPS
• Indemnizaciones o demandas
• Afectación a la moral interna del equipo

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Por esta razón, verificar y validar los documentos antes del acceso no es un trámite administrativo: es una acción de seguridad que protege a todas las personas dentro de la organización.

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Incumplimiento de auditorías o certificaciones

Muchas empresas, especialmente las del sector industrial, manufacturero, energético o de construcción buscan operar bajo sistemas de gestión certificados, como:

• ISO 450001: Seguridad y Salud en el Trabajo
• ISO 14001: Gestión Ambiental
• OHSAS 18001
• CEMEFI ESR

Estas normas exigen evidencia de que el acceso del personal externo se controla conforme a protocolos definidos, y que los contratistas cumplen con requisitos documentales previo a la ejecución de un trabajo.

Durante una auditoría, uno de los puntos de control más frecuentes es: ¿Cómo garantiza la empresa que sus contratistas cumplen con los requerimientos de seguridad antes de realizar actividades dentro del sitio?  

En este contexto, no contar con un sistema ordenado, digitalizado y auditable de la documentación de contratistas puede llevar a:

• Observaciones o no conformidades en auditoría
• Pérdida o suspensión de certificaciones
• Repetición del proceso de auditoría
• Impacto en licitaciones o contratos con clientes que exigen dichas certificaciones

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Un software para gestión de contratistas como Soter permite tener todos los documentos disponibles en la nube, organizados por contratista, tipo de documento y vigencia, facilitando el cumplimiento de las auditorías internas o externas, sin depender de archivos físicos ni procesos manuales.

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Como puedes ver, la imagen anterior es un ejemplo de gestión documental de contratistas en la que se administran los contratos por su tipo, ubicación geográfica, fecha de inicio y vencimiento, estatus, entre otros.

Soter es una plataforma que te ayudará a realizar fácilmente y en menos tiempo la gestión documental y de contratistas en tu empresa y sus múltiples ubicaciones. Te recomendamos solicitar más información o agendar una demostración en vivo para que conozcas sus funcionalidades en tiempo real.

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Cómo realizar la gestión documental de contratistas

La gestión documental de contratistas no debe de ser un proceso improvisado. Requiere de planificación, control y seguimiento continuo. A grosso modo el proceso se puede dividir en cinco etapas:

1.- Definición de requisitos documentales

El primer paso es que la empresa contratante defina qué documentos debe presentar el contratista antes de ingresar a sus instalaciones. Estos requisitos pueden variar según:

• El tipo de trabajo (ej. Eléctrico, espacio confinado, alturas, soldadura, limpieza, etc.)
• El nivel de riesgo
• Las normativas legales y de seguridad
• Las políticas internas de la empresa

Algunos documentos comunes que suelen solicitarse son:

• Constancia DC-3
• Seguro (IMSS en el caso de México)
• Evaluación médica
• Identificación oficial
• Permisos (trabajos en altura, espacios confinados, eléctricos, etc.)

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2.- Recepción y carga de documentos

Una vez definidos los requisitos, el siguiente paso es recibir los documentos del contratista y cargarlos en un sistema de gestión. Esta parte puede realizarse:

• Manualmente (en físico o por correo) lo cual es más lento y propenso a errores.
• O, preferentemente, a través de una plataforma digital, como Soter, que permite al contratista subir sus documentos en línea.

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3.- Validación

Los documentos recibidos por la empresa contratante deben ser revisados cuidadosamente. Esta etapa es crítica, ya que muchas veces los documentos están:

• Vencidos
• Son ilegibles o presentan errores
• No corresponden al contratista en cuestión

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El área responsable debe validar la vigencia, autenticidad y adecuación de los documentos. Algunos sistemas como Soter, permiten configurar alertas automáticas cuando un documento está por vencer o si falta algún archivo requerido, ahorrándote tiempo y dinero.

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4.- Autorización de ingreso

Una vez validados los documentos, se puede autorizar al contratista para que ingrese y realice el trabajo. Idealmente, esta autorización debe estar:

• Registrada
• Asociada a una fecha, ubicación y responsable del acceso
• Acompañada por un pase de ingreso/acceso, ya sea de forma física o digital (como un pase de acceso con código QR generado por un sistema)

Esto permite tener un control de accesos seguro y centralizado.

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Por ejemplo, el pase de entrada digital de la imagen de arriba es creado con la plataforma de gestión de contratistas de Soter. Con este pase, el contratista acudirá a las instalaciones de la empresa y lo pasará por un scanner el cual validará de inmediato su acceso.

De esta manera, las empresas automatizan el control de acceso de contratistas en sus diferentes ubicaciones, obteniendo un ingreso más rápido, seguro y controlado.

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5.- Seguimiento

La gestión documental no termina con el ingreso. Es importante que el sistema que utilices te permita:

• Controlar la vigencia de los documentos
• Enviar alertas/notificaciones si un documento está por expirar
• Solicitar nuevamente la documentación en futuras visitas

Este seguimiento garantiza que siempre se cuente con información actualizada, incluso en relaciones de largo plazo con contratistas recurrentes.

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Automatiza la gestión documental de contratistas con Soter

Realizar la gestión de documentos en Excel o carpetas físicas no solo es lento, sino riesgoso. Soter es una plataforma de seguridad para las empresas que les permite:

• Configurar requisitos documentales por tipo de contratistas
• Recibir y validar los documentos de contratistas
• Emitir pases de acceso digitales con QR
• Tener toda la información centralizada, segura y lista ante auditorías

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