¿Qué es el control de visitas para empresas?

El control de visitas para empresas es el proceso de registrar, monitorear y gestionar a todas las personas externas que ingresan a una organización. 

Esto puede incluir a: 

‍

• Contratistas
• Proveedores
• Clientes
• Candidatos a entrevistas
• Familiares de colaboradores

‍

Y cualquier persona ajena a la plantilla laboral que ingrese al edificio. 

Su objetivo principal es mejorar la seguridad y el orden. Sin embargo, también busca dar una mejor experiencia a los visitantes y asegurar el cumplimiento normativo. 

Por ejemplo: 

Una empresa que implementa un sistema de registro y control de visitantes puede saber exactamente quién ingresó, a qué hora, con quién se reunió, y cuánto tiempo permaneció en el sitio. 

Además, puede solicitar documentos de carácter obligatorio como identificaciones oficiales o certificados, antes de permitir el acceso.

‍

Utiliza el software para control de visitas de Soter para digitalizar la gestión de visitantes en tu empresa. Su plataforma cuenta con funciones avanzadas que te permitirán controlar los accesos de manera automatizada, gestionar documentos importantes antes del acceso y emitir pases con código QR para garantizar el acceso solo a personal autorizado.

‍

¿Por qué es importante el control de visitas? 

El ingreso de personas no autorizadas puede generar riesgos de seguridad y problemas legales. 

Sin un sistema adecuado, las empresas enfrentan situaciones como: 

‍

• Entradas no autorizadas
• Pérdida de trazabilidad ante un incidente
• Fugas de información
• Daños a los bienes materiales o infraestructura
• Incumplimiento de las políticas internas

‍

Un buen sistema de control de visitas ayuda a prevenir estos problemas y también: 

‍

• Brinda una mejor imagen de la empresa
• Ahorra tiempo al agilizar los ingresos
• Genera reportes y evidencia en caso de auditorías

‍

Muchas empresas aún usan libros de papel para registrar visitas. Pero estos métodos son lentos, propensos a errores y no permiten verificar en tiempo real si la persona está autorizada.

‍

¿Cómo funciona un sistema moderno de control de visitas?

Los sistemas digitales reemplazan el registro manual por procesos automáticos y eficientes.

‍

1.- Pre-registro desde una App o formulario

El anfitrión (colaborador) puede registrar al visitante antes de su llegada. Se ingresan datos como:

‍

• Nombre completo

• Empresa de procedencia

• Motivo de visita
• Fecha y hora de entrada
• Documentación necesaria

‍

2. Notificación automática al guardia

El personal de seguridad recibe una notificación para saber que la visita fue autorizada.

‍

3. Check-in digital en recepción

Al llegar, el visitante puede escanear un código QR o registrarse desde una tableta. También puede tomar una foto y firmar digitalmente.

‍

4. Registro en tiempo real

Todos los datos quedan guardados en la nube. Se puede consultar quién está dentro de la empresa en ese momento y acceder al historial de visitas en segundos.

‍

Beneficios del control de visitas digital

Un sistema moderno no solo mejora la seguridad. También facilita la operación y el cumplimiento normativo. Aquí algunos beneficios clave:

‍

• Mayor seguridad: solo entran personas autorizadas. Y si ocurre un incidente, hay evidencia del ingreso.

• Ahorro de tiempo: los procesos son más rápidos, tanto para visitantes como para personal de recepción o seguridad.

• Mejora de la imagen corporativa: la experiencia del visitante es mucho más profesional y ágil.

• Cumplimiento normativo: puedes pedir desde antes credenciales, permisos o documentación según las políticas de tu empresa.
  ‍
• ‍Información centralizada: tienes reportes, registros e históricos listos para descargar cuando lo necesites.

‍

¿Quién necesita un control de visitas?

Cualquier empresa con flujo de personas externas puede beneficiarse.

‍

Algunos sectores donde se usa comúnmente:

‍

• Parques industriales
• Corporativos
• Fábricas y plantas
• Hospitales
• Edificios de gobierno
• Escuelas y universidades

‍

Incluso negocios más pequeños con oficinas pueden aprovechar un sistema digital para registrar a mensajeros, proveedores o clientes.

‍

¿Qué debe tener un buen sistema de control de visitas?

Cuando busques una solución para tu empresa, asegúrate de que incluya:

‍

• Pre-registro por colaboradores
• Escaneo de identificaciones
• Firma digital de entrada
• Toma de fotografías
• Notificaciones en tiempo real
• Registro de hora de entrada y salida
• Reportes automáticos
• Nube segura para almacenar la información

‍

Control de visitas para empresas con Soter

Soter es un software de control de accesos y seguridad empresarial que permite a las organizaciones registrar y gestionar las visitas de manera segura, rápida y digital.

‍

Con nuestra plataforma puedes:

‍

• Autorizar visitas desde el celular
• Capturar foto, firma y documentos en recepción
• Generar reportes automáticos
• Saber quién está dentro de tus instalaciones en todo momento

‍

Además, es fácil de implementar y se adapta a las políticas de seguridad de cada empresa.

‍

Conclusión

El control de visitas para empresas ya no es solo una cuestión de registro. Es una parte clave de la seguridad, el cumplimiento y la experiencia del visitante.

Y con herramientas digitales como Soter, cualquier empresa, sea grande o pequeña, puede tener el control total sin complicaciones.

Si deseas obtener más información de Soter contáctanos haciendo clic aquí o solicita una demostración de la plataforma ahora.