En México y toda Latinoamérica son miles los lugares que continúan realizando el control de visitantes en papel. Por mencionar algunos ejemplos, están las empresas, fábricas, edificios o incluso corporativos que todavía cuentan con un libro de registro para visitantes en sus puntos de acceso.
La realidad es que los libros de registro de visitas han permanecido en el mercado durante años porque son fáciles de usar, prácticos, económicos y porque muchas empresas continúan sin digitalizar muchos de sus procesos.
Sin embargo, sus limitantes son muchos más y si hablamos de los riesgos que implican, podemos citar algunos como:
- Es muy fácil que una persona no autorizada ingrese a las instalaciones de un lugar
- Un visitante puede escribir mal su nombre, momento de ingreso o salida
- Es difícil de realizar una búsqueda en el historial de accesos
- Se puede extraviar o perder completamente la información
Podríamos continuar con la lista... En general es importante mencionar que un libro para registro de visitantes solo cumple con eso, el registro. Y que deja muchos huecos de seguridad en donde quiera que sea utilizado.
Sin embargo, esa no es la intención del artículo. Si estás aquí, lo más probable es que estés en búsqueda de un método para realizar el control de visitantes con éxito, y ese es el tema que abordaremos.
Cómo realizar el control de visitantes con éxito
Hoy muchas empresas, fábricas y negocios están llevando su control de visitantes al siguiente nivel. ¿Cómo lo hacen? Integrando la tecnología en sus procesos y haciendo uso de plataformas como un software para control y registro de visitantes el cual les brinda más seguridad, eficiencia y cumplimiento.
Un ejemplo, son los que utilizan plataformas como Soter para realizar el control de visitantes. Este tipo de plataformas contienen una suite de herramientas digitales para administrar la Seguridad Patrimonial de uno o diversos lugares.
Por ejemplo, en la imagen anterior podemos ver algunas de las cosas que puedes hacer con la plataforma Soter
- Crear pases de entrada con código QR
- Gestionar el cambio de turnos de los guardias de seguridad
- Gestionar el control de visitas / accesos
- Los guardias podrán utilizar la App para realizar el control de rondines
- Crear notas
- Crear bitácoras de seguridad
- Realizar la gestión de artículos perdidos
- Llevar un control de incidencias o fallas
- Realizar o consultar reportes de seguridad
Entérate: 10 beneficios de utilizar un software para control de visitantes en las empresas
El uso de sistemas para el control de visitantes
La razón por la que las organizaciones que utilizan tecnología en su control de visitantes tienen más éxito es porque una plataforma digital les permite realizar esta gestión con más seguridad, rapidez y sobre todo, eficiencia.
En la siguiente tabla comparativa podrás distinguir entre diferentes aspectos, porque utilizar la tecnología en el control de visitas de una empresa es una buena opción.
Cómo puedes ver, las organizaciones que migran de métodos manuales a un software para el control de visitantes logran un proceso más seguro, profesional y eficiente. No sólo optimizan la entrada de personas, también reducen riesgos, cumplen normativas y elevan el estándar de seguridad de sus instalaciones.
El control de visitas de los contratistas
Las empresas reciben visitantes entre los cuales se encuentran los contratistas, quienes requieren de un control de acceso específico, pues ingresan a las instalaciones de un lugar para realizar labores de alto riesgo que pueden poner en riesgo su integridad física y que deben de realizar sólo las personas capacitadas.
Cuando una empresa realiza el control de visitas en papel, no tiene la capacidad suficiente de realizar una gestión de contratistas exitosa, lo cual puede generar multas o sanciones.
Las sanciones en el control de accesos de contratistas
En México, instituciones como la Secretaria de Trabajo y Previsión Social (STPS) regula los requisitos para los contratistas. Si un contratista sufre un accidente y no cuenta con los documentos requeridos o si estos no se encuentran en regla, la empresa contratante puede ser sancionada conforme a:
- La Ley Federal del Trabajo (artículos 132 en XVII y XXIV)
- El Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo
- La NOM-030-STPS-2009
Incluso, las sanciones por incumplimiento pueden superar los $500,000.00 MXN por incidente, y en casos graves, incluso llevar al cierre de operaciones. (Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, Artículo 120, fracción II).
Si una empresa quiere evitar este tipo de multas o sanciones, debe realizar una correcta gestión lo cual implica el control de acceso y la gestión documental de contratistas. Entonces, ¿cómo lograrlo? La respuesta sigue siendo la tecnología.
Software para el control de accesos de contratistas
Al igual que en el registro de visitas se aplica la tecnología para obtener un proceso más seguro y rápido, en la gestión de contratistas también se debe utilizar plataformas digitales para realizar el control de acceso de contratistas de manera segura, ágil y eficiente.
Algo importante que debes tener en cuenta es que un software para el control de acceso de contratistas garantiza el cumplimiento normativo y el reglamento de seguridad; de esta manera minimiza el riesgo de multas o sanciones.
Conoce más: Control de accesos de contratistas: lo que debes saber en 2025
En el mercado existen plataformas para la gestión de contratistas como Soter, el cual está desarrollado para ser una de las plataformas más completas.
Sus herramientas permiten realizar más rápido y seguro el proceso de gestión de contratistas en una empresa, desde antes de que accedan a las instalaciones, hasta después del cumplimiento de sus actividades.
Además de controlar el acceso, con Soter podrás gestionar a tus contratistas así:
- Haciendo más rápida la gestión de Permisos de Trabajo
- Gestionando los documentos de contratistas en la nube siempre disponibles
- Garantizando que cada contratista cumpla con la normativa oficial o los requisitos establecidos por organismos como la STPS
- Gestionando las órdenes de servicio de los contratistas en un sólo lugar
- Minimizando el riesgo de accidentes
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Conclusión
El control de visitantes ya no es un simple proceso administrativo. Hoy más que nunca representa un punto crítico para la seguridad, cumplimiento normativo y la imagen profesional de cualquier organización.
A través de este artículo vimos que el uso de libros para el registro de visitas conlleva riesgos, poco seguimiento y nulo control. En cambio, adoptar un software para el control y registro de visitantes permite realizar esta tarea de forma más segura, rápida y eficiente.
Además, cuando se integran módulos de Seguridad Industrial para la gestión de contratistas, control de accesos, validación documental, entre otros, se alcanza un nivel de control que protege a la empresa de riesgos legales u operativos.
Modernizar tu control de visitantes no es sólo una mejora tecnológica, es una decisión estratégica para proteger a tu empresa, tus procesos y a las personas.
El software de Soter puede ayudarte a realizar el control de visitas con éxito. Si deseas obtener más información o agendar una demostración en vivo, contáctanos.
